Vos dossiers sont des preuves : du travail de vos agents, et parfois de ce qui a mal tourné chez un client. Cette page explique, en langage clair, comment GuardDesk les protège.
Vos données, y compris les photos et les documents, sont stockées dans les centres de données canadiens de Microsoft Azure (région Canada Central, à Toronto, avec sauvegardes répliquées dans la région Canada East, à Québec). Elles sont chiffrées en transit (TLS 1.2 ou plus) et au repos (AES-256).
La base de données est un service géré avec sauvegardes automatiques et restauration à un moment précis pour les 35 derniers jours.
Chaque dossier appartient à une seule agence. La séparation est appliquée par la base de données elle-même (sécurité au niveau des lignes) : une erreur dans l’application ne peut pas montrer les données d’une agence à une autre.
Dans votre agence, chaque personne ne voit que ce que son rôle permet. Les clients ne voient que les dossiers que vous avez approuvés et publiés, et les champs privés restent privés sauf règle explicite.
La connexion passe par un fournisseur d’identité spécialisé, Microsoft Entra External ID, hébergé au Canada. GuardDesk ne voit ni ne conserve jamais les mots de passe.
Les utilisateurs du bureau peuvent activer la vérification en deux étapes, et les comptes se verrouillent après plusieurs tentatives échouées. Les agents se connectent par un lien à usage unique : aucun mot de passe à partager ou à oublier.
L’application garde une petite base de données locale pour fonctionner sans réseau. Elle est chiffrée sur l’appareil et vidée une fois les dossiers synchronisés et devenus inutiles.
Chaque action envoyée par le téléphone est revérifiée par le serveur : une requête modifiée ou rejouée ne peut pas créer un faux balayage.
Les photos et fichiers reçoivent une empreinte (SHA-256) dès la capture et conservent leur chaîne de possession. Les superviseurs peuvent remettre une copie caviardée au client pendant que l’original reste scellé.
Affectations, approbations, publications et ajustements de feuilles de temps sont inscrits dans un journal d’audit non modifiable.
GuardDesk utilise la position de l’agent pour vérifier les pointages et les balayages pendant le quart. Les agents voient un avis en langage clair à ce sujet à leur première connexion.
L’historique de localisation est conservé 90 jours et n’est visible que par les superviseurs et administrateurs de votre agence, jamais par les clients sauf si vous le publiez.
Vos données vous appartiennent. À la résiliation, vous pouvez exporter vos dossiers (CSV et PDF, avec les photos et fichiers originaux dans une archive ZIP), et nous supprimons vos données dans un délai de 30 jours, sauf si la loi exige de les conserver plus longtemps.
Nous ne détenons pas encore de certification SOC 2 ou ISO 27001. Si votre client vous envoie un questionnaire de sécurité, écrivez-nous et nous remplirons la partie GuardDesk avec vous.
Les rôles sont attribués à chaque personne par l’administrateur de votre agence.
| Rôle | Peut voir | Ne voit jamais |
|---|---|---|
| Propriétaire / administrateur | Tout ce qui concerne votre agence, y compris les paramètres, les utilisateurs et la facturation. | Les données des autres agences. |
| Répartiteur | Horaires, disponibilités, admissibilité et offres pour les sites qu’il gère. | Les preuves d’incidents auxquels il n’est pas affecté. |
| Superviseur | Exceptions en direct, rondes, incidents et feuilles de temps de ses sites. | Les sites hors de son secteur. |
| Agent | Son horaire, ses consignes, ses rondes, ses rapports et ses heures. | Les heures ou la paie des autres agents, les contrats clients. |
| Contact client | Les rapports et incidents publiés de ses propres sites. | Notes internes, taux de salaire, renseignements sur les employés, brouillons. |
Ces entreprises traitent des données pour notre compte. Nous tiendrons cette liste à jour et aviserons les clients au moins 30 jours avant tout ajout.
| Fournisseur | Utilisé pour | Emplacement des données |
|---|---|---|
| Microsoft Azure | Hébergement, base de données et stockage de fichiers | Canada |
| Microsoft Entra External ID | Connexion et vérification en deux étapes | Canada |
| Postmark (ActiveCampaign) | Courriels d’invitation et de rapport | États-Unis |
| Expo | Notifications poussées vers l’application agent (jetons d’appareil seulement, aucun contenu de rapport) | États-Unis |
| Anthropic | Aide à la rédaction des rapports (forfait Pro seulement, optionnelle, jamais utilisée pour l’entraînement) | États-Unis |
| Netlify | Hébergement du site Web et formulaires du site (candidatures au projet pilote, téléchargements de modèles). Aucune donnée du service | États-Unis |
| Google et Microsoft Advertising | Mesure des visites du site et des publicités, seulement si le visiteur accepte les témoins. Aucune donnée du service | États-Unis |
Les signalements de sécurité sont lus par les fondateurs et traités dans un délai de deux jours ouvrables.