Comment nous traitons les renseignements personnels, et les conditions qui s’appliquent quand votre agence utilise GuardDesk. Rédigé pour être lu, pas survolé.
GuardDesk Inc. (« GuardDesk », « nous »), une entreprise établie à Montréal (Québec), Canada, exploite guarddesk.io et le service GuardDesk. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, et les choix dont vous disposez.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels est notre cofondateur responsable de la conformité et de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à [email protected] ou par la poste à l’adresse indiquée sur nos factures.
Pour les visiteurs de notre site et les personnes-ressources de nos agences clientes, nous décidons de l’utilisation des renseignements personnels et en sommes responsables.
Pour les renseignements qu’une agence de sécurité verse dans GuardDesk au sujet de ses employés et de ses clients, l’agence en est responsable et nous les traitons pour son compte, selon notre entente. Les agents et contacts clients doivent d’abord s’adresser à l’agence qui utilise GuardDesk.
Sur le site : les renseignements saisis dans le formulaire de candidature au projet pilote (nom, poste, agence, courriel, téléphone, taille de l’agence et message) ou lors du téléchargement d’un modèle (courriel et, au besoin, nom et agence); et, seulement si vous acceptez les témoins de mesure, les renseignements de visite décrits sous « Témoins (cookies) et mesure d’audience ».
Dans le service : les renseignements de compte; les horaires et affectations; les pointages d’arrivée et de départ; la position pendant le quart, pour vérifier les pointages et les balayages; les balayages de points de contrôle; les rapports d’incident, photos et entrées au registre; les feuilles de temps; et des renseignements techniques sur l’appareil qui exécute l’application agent.
Pour fournir et sécuriser le service, vérifier le travail qui y est consigné, soutenir et facturer nos clients, et respecter nos obligations légales. Nous ne vendons pas de renseignements personnels, et nous n’utilisons jamais les renseignements du service (sur les agents, les sites ou vos clients) à des fins publicitaires.
Lorsque vous téléchargez un modèle, nous conservons votre courriel pour vous aviser des corrections ou mises à jour de ce modèle. Nous ne vous envoyons d’autres courriels, comme de nouveaux guides, que si vous cochez la case prévue à cette fin, et chacun de ces courriels comporte un lien de désabonnement.
L’application web n’utilise que les témoins nécessaires à son fonctionnement, comme garder votre session ouverte. Le site mémorise dans votre navigateur votre choix de langue et votre choix concernant les témoins.
Sur le site, nous pouvons utiliser Google Analytics, Google Ads et Microsoft Advertising pour compter les visites et savoir quelles publicités mènent à une demande de projet pilote ou au téléchargement d’un modèle. Ces outils déposent des témoins et reçoivent des renseignements techniques comme votre adresse IP, votre navigateur et les pages consultées. Ils restent désactivés sauf si vous cliquez sur « Accepter » dans le bandeau des témoins, et refuser ne change rien d’autre sur le site.
Vous pouvez modifier votre choix en tout temps avec le lien « Paramètres des témoins » au bas de chaque page. Nous n’utilisons pas ces outils dans l’application web ni dans l’application agent, et nous ne nous en servons pas pour établir des profils des agents ou des clients de nos clients.
Google et Microsoft peuvent traiter ces renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada, principalement aux États-Unis. Avant d’activer ces outils, nous avons évalué ce transfert comme l’exige la loi québécoise. Google Analytics est réglé pour conserver les données de visite 14 mois; Google Ads et Microsoft Advertising conservent les données de conversion selon leurs propres règles.
Le service GuardDesk stocke ses données au Canada. Quelques fournisseurs de services nous aident à exploiter GuardDesk, et certains sont situés aux États-Unis : par exemple, l’hébergeur de notre site, Netlify, reçoit les formulaires de candidature au projet pilote et de téléchargement de modèles. Ils sont tous énumérés, avec leur lieu de stockage, sur notre page Sécurité et données. Avant tout transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et exigeons par contrat une protection équivalente.
Candidatures au projet pilote et téléchargements de modèles : deux ans après notre dernier contact. Données des clients : pendant l’abonnement, puis supprimées dans les 30 jours suivant la résiliation, sauf les dossiers que la loi nous oblige à conserver plus longtemps (par exemple les feuilles de temps et les pièces de facturation, que les règles fiscales canadiennes exigent de garder six ans). Sauvegardes : écrasées automatiquement après 35 jours. Historique de localisation : 90 jours.
Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, les faire rectifier, retirer votre consentement, les faire supprimer lorsque la loi le permet, et les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Écrivez à [email protected]; nous répondons dans un délai de 30 jours.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou de l’autorité de protection de la vie privée de votre lieu de résidence.
Si un incident touchant des renseignements personnels présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et les autorités compétentes, et nous tenons un registre des incidents.
Toute mise à jour sera publiée ici avec sa date, et nos clients seront avisés par courriel des changements importants avant leur entrée en vigueur.
Ces conditions constituent l’entente entre GuardDesk Inc. et l’agence qui s’inscrit à GuardDesk (« vous »). En vous inscrivant ou en utilisant le service, vous les acceptez au nom de votre agence.
GuardDesk est un logiciel de planification, de vérification des rondes, de déclaration d’incidents, de feuilles de temps et de rapports clients. Pendant le programme pilote, le service est gratuit pendant trois mois; ensuite, le tarif Starter est garanti pendant 12 mois. Les fonctions du projet pilote peuvent changer, et aucun engagement de disponibilité ne s’applique pendant le projet pilote.
Vous êtes responsable des personnes que vous invitez, de l’exactitude des renseignements saisis et de la sécurité des accès. Vous devez informer vos employés des renseignements que GuardDesk recueille, comme l’exigent les lois du travail et de protection des renseignements personnels.
Les frais sont calculés par agent actif par mois, sous réserve du minimum mensuel de votre forfait, facturés mensuellement en dollars canadiens, taxes applicables en sus. Le paiement annuel d’avance donne droit à 15 % de rabais. Les frais mensuels ne sont pas remboursés pour un mois entamé. Les paiements annuels anticipés sont remboursés pour les mois complets non utilisés si nous cessons le service ou le réduisons de façon importante; ils ne sont pas remboursables autrement. Aucuns frais ne sont facturés pendant le programme pilote.
Vous êtes propriétaire des données versées dans GuardDesk. Vous nous accordez le droit de les héberger et de les traiter uniquement pour vous fournir le service. À la résiliation, vous pouvez exporter vos données, et nous les supprimons dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale contraire.
Utilisez GuardDesk conformément à la loi. Ne l’utilisez pas pour surveiller des personnes en dehors de leur temps de travail ou au-delà de ce que la loi permet, et ne tentez pas d’accéder aux données d’autres agences ni de perturber le service.
Nous travaillons à garder GuardDesk disponible et sécuritaire, et pouvons modifier ou améliorer ses fonctions. Nous donnerons un préavis de tout changement qui réduit de façon importante ce pour quoi vous payez.
GuardDesk est un outil qui consigne et rapporte le travail de vos agents; il ne fournit pas de services de sécurité et ne remplace pas vos propres procédures. Les alertes SOS et les vérifications de bien-être avisent les personnes désignées par votre agence; GuardDesk n’est pas un service d’urgence ni de télésurveillance et ne communique pas avec les services d’urgence. Dans la mesure permise par la loi, notre responsabilité totale est limitée aux frais payés au cours des 12 mois précédant la réclamation. Aucune des parties n’est responsable envers l’autre des dommages indirects, de la perte de profits ou de la perte d’un contrat. Rien dans ces conditions ne limite une responsabilité que la loi ne permet pas de limiter.
Vous pouvez résilier en tout temps; la résiliation prend effet à la fin du mois de facturation en cours. Nous pouvons suspendre l’accès en cas de non-paiement ou d’utilisation abusive, après préavis lorsque c’est possible.
Ces conditions sont régies par les lois du Québec et les lois du Canada qui s’y appliquent, et tout litige est entendu dans le district de Montréal. La version française de ces conditions est la version officielle.