O relatório é o produto que o seu cliente vê
Seu cliente paga por vigilantes que raramente vê trabalhando. Na maioria das noites, o relatório diário de atividades é a única prova que ele recebe de que o dinheiro foi bem gasto. Um relatório vago não só parece desleixado: ele faz o cliente se perguntar o que mais não está sendo feito.
Um bom relatório é curto, objetivo e organizado da mesma forma todos os dias, para que o cliente encontre o que mudou em menos de um minuto.
Responda às cinco perguntas que todo cliente faz
Antes de tudo, o relatório deve responder às perguntas que um síndico ou gestor do imóvel faz ao abri-lo:
- O posto ficou coberto? Quem estava no local, de que horas a que horas, e qualquer período descoberto.
- As rondas foram feitas? Quantas rondas, quantos pontos de controle e quais ficaram atrasados ou não foram registrados.
- Aconteceu alguma coisa? As ocorrências e o que foi feito a respeito.
- Ficou algo pendente? Problemas que o próximo turno ou o cliente precisa acompanhar.
- Quem entrou e saiu? Visitantes e prestadores de serviço, com horários.
Use a mesma estrutura todas as noites
Os clientes aprendem onde procurar. Mantenha a ordem fixa: um cabeçalho (local, data, turno, vigilante), um resumo com quatro números, rondas, ocorrências, anotações do livro de ocorrências, visitantes e passagem de serviço. Se uma seção estiver vazia, escreva “nenhum” em vez de apagá-la, para que o cliente saiba que ela não foi esquecida.
Regras de redação para vigilantes
Dê aos vigilantes uma lista curta de regras e os relatórios melhoram em uma semana:
- Fatos, não opiniões. Escreva o que você viu e fez, não o que acha que aconteceu.
- Horário em tudo. Use o formato de 24 horas e anote o horário de cada registro.
- Um fato por registro. Um vazamento e uma porta destrancada são dois registros, não uma frase só.
- Uma foto para cada problema. Se dá para fotografar, fotografe.
- Nunca esconda uma falha. Um ponto de controle atrasado com justificativa é crível. Uma noite perfeita todas as noites, não.
Antes e depois
A diferença entre um relatório que gera confiança e um que não gera costuma estar na precisão.
Um modelo para copiar
Imprima, cole no sistema que você usa hoje ou adapte para cada cliente:
RELATÓRIO DIÁRIO DE ATIVIDADES Local: ____________ Posto: ________ Data: ____________ Turno: __:__ – __:__ Vigilante(s): __________ Supervisor: ________ RESUMO Cobertura: __ h de __ h previstas Pontos de controle: __ de __ verificados (__ atrasados, __ não feitos) Ocorrências: __ Visitantes: __ RONDAS __:__–__:__ Ronda 1 __/__ pontos Obs.: ______ OCORRÊNCIAS __:__ Tipo · Local O que aconteceu: ______ Providência tomada: ______ Fotos: __ Revisado por: ______ LIVRO DE OCORRÊNCIAS __:__ ______ VISITANTES Nome / empresa · entrada __:__ · saída __:__ PASSAGEM DE SERVIÇO PARA O PRÓXIMO TURNO - ______
Como o GuardDesk faz isso
O GuardDesk monta este relatório automaticamente a partir das leituras verificadas de pontos de controle, das ocorrências, do livro de ocorrências e dos registros de visitantes do turno, e o envia ao cliente toda manhã, depois que um supervisor revisa qualquer item sensível. Os vigilantes não redigitam nada; eles só fazem as rondas.